Cada escritório de advocacia possui sua particularidade, no entanto, não deixa de ser uma empresa, das muitas que utilizamos vários serviços em nosso dia a dia.
Dessa forma, como em qualquer organização, é necessário acompanhar a performance dos profissionais que compõem a equipe, em seus aspectos fundamentais. É bem comum, que o profissional possua pouco tempo para empenhar-se a realizar esta otimização de performance, e mesmo assim devido a esta tentativa de tornar suas ações mais eficazes, este profissional sujeita-se a adequações ao ambiente de trabalho para obter um bom desempenho profissional.
É preciso administrar diversas reuniões, audiências e dedicar umas boas horas analisando processos e tudo isto em um mesmo dia. Então como não perder nenhum compromisso ao longo de uma semana ou não se esquecer de uma reunião? Qual é a rotina adequada para comparecer em todos os compromissos que marcou?
Para ajudá-lo nessa missão, preparamos 5 dicas de como organizar melhor o seu tempo, falando um pouco sobre como aumentar seu desempenho, otimizando seus horários e suas tarefas do dia a dia.
1 - Utilize a tecnologia a seu favor
Invista em mais tecnologia para a otimizar as ações do dia a dia do seu escritório de advocacia. Ao realizar este investimento, você está deixando de lado muitas atividades burocráticas que levam bastante tempo quando feitas manualmente.
No mercado já existem muitas ferramentas, as quais irão auxiliar o profissional de direito em sua gestão para organizar processos e documentos de clientes, gerenciar a carga horária dos seus colaboradores, manter organizado as finanças além de facilitar a gestão financeira. Estes pontos que citamos anteriormente, são só alguns dos processos que podem ser automatizados.
2 - Defina seu fluxo de trabalho
Para melhorar o timing das tarefas realizadas no escritório, o profissional da advocacia deve distinguir em sua timeline as tarefas diárias e desenvolver metodologias para que elas sejam executadas dentro do prazo.
Ao criar um workflow (fluxo de trabalho), o advogado facilita a organização das atividades e o resultado, são procedimentos realizados mais rápidos e pouco esforço aplicado. Ao sequenciar as tarefas diárias de maneira otimizada, a realização dos objetivos tornam-se mais certeiros.
Para facilitar vamos dar um exemplo de um processo do cotidiano do advogado, a apresentação de uma contestação.
Ao criar um workflow para uma contestação você montará um fluxo de trabalho com as seguintes etapas:
- Pesquisa;
- Esqueleto da peça;
- Redação;
- Revisão;
- Assinatura e protocolização;
Desta maneira, ao delegar as tarefas a cada pessoa de sua equipe, os envolvidos saberão qual foi a etapa concluída, dando sequência no restante do fluxo de trabalho.
Hoje em dia existem ferramentas que auxiliam no controle desse fluxo de trabalho, como o Trello. Com isso, o workflow pode se tornar ainda mais ágil.
3 - Cria uma pirâmide de prioridades
Outra maneira para otimizar o timing do escritório com eficiência é a implementação de prioridades. Visualizar as tarefas que têm maior peso, e devem ser estartadas imediatamente. Assim evitamos que outras pessoas de sua equipe direcionem seus esforços em tarefas desnecessárias.
Defina grupos de classificação das prioridades:
URGENTE - Quando não realizadas, haverá um prejuízo para o escritório, e o prazo para realização é curtíssimo, são derivadas de ações não planejadas ou de ações com resultado fora do planejado;
ALTA - Esta prioridade aplica-se a ações planejadas que demandam um curto espaço de tempo para sua realização;
MÉDIA - Sua não realização coloca em alerta a ação em questão, porém ainda existe tempo disponível para agir;
BAIXA - Não geram problemas se descumpridas, mas afetam no cronograma do objetivo a ser cumprido.
Ao criar sua pirâmide de prioridades, coloque ações na seguinte ordem: As ações de prioridade URGENTE, seguidas pelas ações de prioridade ALTA pois estas tem seu tempo de execução reduzidas. Já as outras ações precisam ser reanalisadas, por exemplo, as ações de prioridade MÉDIA e BAIXA geralmente, tendem a ser um obstáculo para outras ações.
4 - Institua prazos para a realização de ações
É muito importante instituir prazos para que as ações sejam realizadas. É recomendável a organização de um cronograma semanal com objetivos e todas as ações a serem executadas no decorrer do período.
O período semanal é interessante e muito utilizado em planejamentos que compõem objetivos mensais, assim você evita procrastinar, focando nas tarefas a serem realizadas dentro de um período muito curto, evitando assim perder qualidade na hora da execução das suas tarefas pessoais.
5 - Foque nas ações, deixando de lado as distrações
Em ambientes de trabalho mais modernos a liberdade de acesso a conteúdo que não é provenientes das ações do dia a dia, são permitidas de maneira a flexibilizar e deixar a equipe mais confortável, e em contrapartida eleva-se o nível de produtividade.
Porém, manter o controle sobre este momentos esporádicos é essencial. A frequência de visualizações no facebook por exemplo, pode ser crucial quando se está no final do expediente e ainda se tem pendências.
Quando falamos de desempenho, é muito importante cuidar com as distrações das redes sociais, ou conversas no WhatsApp, pois mudar o foco do seu objetivo pode acabar levando mais tempo do que o necessário, e isso ocorre naturalmente quando nos distraímos.
Bom, com essas dicas para otimizar o tempo das suas ações no escritório, certamente você aproveitará ainda mais sua rotina.
Porém também é muito importante, ter um bom software jurídico para otimizar o tempo de toda a equipe escritório de advocacia
Ter um bom software jurídico é a melhor forma de identificar os processos que mais demandam tempo do escritório de advocacia. Por meio desse sistema de gestão, o advogado consegue saber tudo sobre determinado processo. Ele está ativo ou não? Está digitalizado? O workflow foi bem definido?
Com o Sistema Advise Prawo, é possível fazer a análise do processo do início ao fim. Nele são registradas todas as movimentações, feitas anotações e inseridas informações desde o primeiro contato com o cliente (reunião inicial) até os procedimentos após o trânsito em julgado. Basta cadastrar o número do processo para que o software faça a pesquisa no banco de dado do tribunal ou diários oficiais.
No Sistema Advise Prawo, os módulos “Processos” e “Agenda” englobam essas tarefas. As funcionalidades permitem consultar os detalhes de cada ação. Além disso, o Sistema Advise Prawo também permite o registro e o acompanhamento de atividades realizadas com o cliente através da moderna ferramenta Timesheet, que realiza o controle de horas trabalhadas para cada processo.
Ao proporcionar ao seu cliente, um atendimento instantâneo, eficaz e de qualidade, suas ações vão se tornar um forte diferencial com valor agregado, fidelizando ainda mais clientes.
E certamente você já teve complicações para administrar algumas reuniões com seus clientes, organizar eles de acordo com seus processos, e apreciaria também de acessar estas informações de forma ágil e simples, a qualquer hora.
A gestão de tempo é um dos notáveis desafios e segredos para se conseguir mais clientes, afinal de contas, se você possui muita burocracia no momento de definir uma reunião, está perdendo a chance de atribuir sua eficiência em outro lugar.
O Advise Prawo Agenda é a ferramenta certa para você. Ela organiza de maneira fácil e rápida as rotinas do dia a dia. Otimizando o fluxo de trabalho, além de permitir integrar seus compromissos com toda sua equipe, ela também permite:
- Solucionar suas tarefas com mais eficiência;
- Fazer lembretes;
- Mais tempo para o cliente;
- Acesso às informações;
- Acesso online;
- Histórico;
- Organização;
- Administrar suas janelas de horário;
Entretanto, o que é e como funciona uma agenda on-line?
Antes de conferir como uma agenda on-line pode modificar para sempre sua maneira de planejar seu dia a dia, é necessário entender como ela funciona.
Dessa forma, esqueça tabelas complicadas, agendas de papel e listas intermináveis que apenas atrapalham no momento em que você necessita obter informações não apenas de processos, mas de cadastros dos clientes.
Todas as informações do compromisso em apenas lugar!
A Sistema Advise Prawo implementou novos aperfeiçoamentos no Advise Prawo Agenda. Agora, você pode agregar o compromisso, o cliente, o processo, determinar a prioridade da tarefa, além de conseguir fazer as funcionalidades básicas como editar o compromisso, marcar o compromisso como cumprido e apagar, tudo em uma data com horário específico.
Conecte sua equipe na mesma tarefa.
Se você estiver trabalhando com mais profissionais do seu escritório, agora você pode vincular eles no compromisso que está criando, realizando um gerenciamento dinâmico dos horários da sua equipe. E por se tratar de um compromisso da equipe, a Advise Prawo criou a funcionalidade Make Commitment, que permite que a tarefa seja cumprida em agendas separadas, dessa forma cada membro do compromisso torna-se independente um do outro, e ao realizar sua parte no compromisso ele pode marcar em sua agenda o compromisso como terminado enquanto o compromisso permanece como pendente nas demais agendas. Dessa forma você e sua equipe podem otimizar a performance do dia a dia!
Ninguém mais vai se atrasar, ou perder reuniões.
Com o Advise Prawo Agenda você pode associar os compromissos de sua agenda com mais profissionais de seu escritório, além de poder visualizar as tarefas das agendas compartilhadas. Crie alertas para cada novo compromisso, e personalize o envio do alerta para você e seu cliente receberem o aviso do compromisso na data da reunião ou da Audiência!
Com os alertas de aviso automáticos enviados por e-mail, todos ficam sabendo com antecedência do compromisso marcado.
Acesso por laptop, tablet ou smartphone.
Visualize e edite sua programação em seu smartphone ou tablet. Com acesso 24h de forma totalmente online, use o Advise Prawo Agenda para dispositivos móveis otimizados e crie compromissos de qualquer lugar e compartilhe com outros profissionais através de qualquer dispositivo que esteja conectado à internet.
Além de conceder vários canais para comunicar-se com o seu cliente, a agenda online é uma ferramenta que pode evoluir ainda mais o relacionamento com seus clientes. Isto porque, em uma sociedade no qual tudo ocorre de maneira tão rápida e informatizada, o cliente necessita sentir que está contratando um profissional ou escritório moderno, que acompanha toda essa evolução.
Sem contar a facilidade de contar com meios de marcar reuniões que fujam à clássica agenda de papel (ou planilha em Excel).
A implantação de uma agenda online trará várias vantagens aos seus clientes.
Se gostou destas dicas e quer colocá-las em prática a Advise Prawo oferece um teste grátis por 7 dias clicando aqui!
